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[資訊分享] 使用E-mail的99條技巧

1# 大 中 小 young 發表於 2009-4-10 16:03  發短消息 只看該作者
禮儀

  • 不要用公司信箱發私人信件。
  • 如有需要請用Bcc。不要把所有人的位址都寫到cc裏面，這樣容易被發垃圾信的收集到，另外如果那些人互相不認識，也不方便。自己的地址應該寫到to裏面。
  • 不要發送格式信件。這對朋友和同事來說不禮貌，除非大家都在一個組織中並希望看到這種信。
  • 不要轉發鏈條信。不管它說的是好運還是壞事，不要轉發。
  • 職業。不要用u，afk這種手機簡寫，這在商務中不合適，會讓人覺得你孩子氣或沒文化。
  • 職業2：注意語氣。注意你和收信人之間的關係。
  • 小心謹慎。Email不是私人的，它可能在傳輸途中被截取，也可以在收信人那裏存上好多年，還會返回給發信人。所以，不要發自己會遺憾的Email。
  • 縮減簽名。最好4行，太多就不好了。
  • 引用。只Copy要回復的句子來引用，引用前面應該有">"。
  • 憤怒時不要用Email。Email很難傳送幽默，但很容易傳達憤怒。
  • 澄清。如果有郵件讓你不安，最好搞明白你沒有誤解它。你可以回復去問，說明你以為它是什麼意思，確保自己沒搞錯。
  • 不要向朋友們發垃圾。即便是伺服器出錯，連發數十封，你也應該為此向朋友們道歉。
  • 注意其他郵件系統的非標準行為。雖然很難說清每個系統的問題，但注意一下總是好的。
  • 適當地回復群組郵件。注意不要隨便就回復給所有人。
  • 不要回復每一個群組郵件。有時候群組中的某個郵件並不需要你來回復。
  • 遵守Email法規。比如對商業廣告郵件，不同國家有不同的法規，不但是自己國家，也要考慮到收信人所在國家。
溝通及效力

  • 使用有意義的標題，讓收信人一下就能明白裏面是什麼，同時也區別於垃圾郵件。
  • 簡短。儘量簡短，如果有很多話，可以列成要點。
  • 摘要。在長信之前加上摘要。
  • 可以用範本。如果要重複地大量回復同樣的問題時。
  • 需要時可使用"回復所有人"。平時不要用。
  • 也要記得電話。Email有它的優勢，但打電話和手寫信可以產生親自接觸。
  • 如果真是很緊急，就寫上它。比如在標題上加上"URGENT"。
  • 休假時應設置自動回復，這是禮貌和方便的問題。但不要給私人郵件設這種東西，免得有心人知道你家裏沒人。
  • 使用表情。如果你的情緒可能被誤解，就加上這種笑臉
    。
  • 校對。寫作水準不高可以原諒，敲錯字就很難給人好印象，尤其是交稿子或申請工作時。
移動Email

  • 瞭解限制。
  • 使用Voice-to-text。
  • 小心重複或刪除。
  • 專用。最好設個專用的移動信箱。
  • 不要給移動設備發附件。
  • 要節約使用。
生產力，文件夾和過濾

  • 快速回復。要麼當時回復，要麼先放到"須回復"文件夾內。
  • 24小時內回復，某些行業要求可能更快些。
  • 如果信太長沒辦法全部答復，就先回個短的，說明過後再細說。
  • 分段回復。如果來信太長又要求全回，就一個要點一個要點地回復。
  • 紀律。定時檢查Email，5分鐘或5天，固定下來，別人也會依此反應。
  • 按緊迫性分類。設置緊急/必須回復/個人/資訊/其他等幾個檔夾，把來信按位址分到這些檔夾內。最好配合篩檢程式，讓它自動分類。
  • 有選擇。並不是每個信都要回。FYI的，群組的一般都只是看看就行。與工作不相關的也先轉發到私人郵箱以後再看。
  • 快速。工作郵件應該是問題和回答，是知識傳送。搞笑或論文應該在其他地方。
  • 限制。如果沒時間讀，就不要訂閱太多內容。如果要訂，最好用免費信箱來訂。
  • 文本通訊。有時文字IM比來往郵件要快。
  • 向大師們學習。諸如43-Folders，GTD等等。
  • GTD。如果沒讀，就不要把所有信都移到檔夾裏，應該是讀、回復再歸檔。
  • 標題要明確。
  • 使用免費信箱。訂閱免費內容要用免費信箱。
  • 把垃圾郵件加入黑名單。不要只是刪除它們，還應該阻擋發信人，通常垃圾郵件發信人都是重複的。
  • 開啟垃圾郵件篩檢程式。當然，沒有篩檢程式完成準確，所以還應該檢查一下垃圾郵件。
  • 拋棄被垃圾佔領的郵箱。保存資料，再開一個，記得通知聯繫人（不現實）。
  • 防止郵件超載。如果不需要回復就不回復。
Email附件

  • 附件要小。郵箱總不是無限的。
  • 不要轉發附件。
  • 在正文中包含一點附件摘要。
  • 可以發送鏈結代替附件。
  • 線上共用檔，比如Google Docs。
  • 線上共用2，如果公司不讓用外網，就在內部網上共用。
  • 線上共用3，如果前兩個方法都不行，可以用IM來傳送。
  • 使用純文本或RTF格式，不要用Doc格式。造成不要傳可執行檔，Doc/xls也可能會有病毒。
  • 可以使用OpenOffice.org的XML格式。
  • 小心打開附件。如果不是自己要的，就不要打開。
  • 知道哪些不能打開。打開垃圾郵件等於做了驗證，會引來更多垃圾。
技巧，調整和備份

  • 使用定制的郵件閱讀工具。比如定制篩檢程式，自動分類等。
  • 合併郵件。可以把某個檔夾下或某標籤的郵件生成一個單一的RTF或PDF檔，以備以後再讀。
  • 更有效地過濾。郵件工具應該提供全選和單選的快速方法，以及分類垃圾和清除全部垃圾的操作。
  • 加速Gmail操作。比如清空緩存和暫存檔案等方法。
  • 利用Gmail郵箱的別名來更有效地執行過濾。+的用法。
不同郵件系統的技巧

  • 使用Gmail。
  • 少用Gmail的格式。主要考慮到其他信箱的接收。
  • 使用Gmail的星標來追蹤對話。
  • 使用Gmail的歸檔功能。
  • 使用Gmail的空間，Gspace等。
  • 使用Gmail的檔轉換功能，把不同的格式轉成HTML格式。
  • 使用Gmail的MP3播放功能。
  • Hotmail的壞毛病之一是鏈結都要在新視窗打開（位址還是亂的）。
  • 從Outlook中直接呼叫聯繫人，需要通過插件實現。
  • 最新的Outlook也可以訂閱RSS。
  • Yahoo Mail beta現在也用Ajax了。
隱私和安全

  • Email隱私權第一規則：沒有真的隱私。
  • 遵守Email規定，主要就是企業應該備份全部郵件，所以也沒有隱私。
  • Copy信件，這不是備份，而是有關重要事件時，就給老闆或其他組內成員抄一份，免得某些人到時候說沒收到你的說明之類。這會影響到隱私。
  • 不要隨便散發真實的郵件位址，它只應該在同事間和家人間使用。
  • 使用聯繫表格（留言本）來代替員工郵箱。
  • 把公開的信箱地址打亂，比如把@替換成at等。
  • 使用免費郵箱，但也不要在帳號上透露公司名字或真實的帳號。
  • 不請自來的內容不要直接取消訂閱，這樣也等於認證了自己的郵件地址，把它加到黑名單裏就行了。
  • 使用純文本郵件用戶端。可以避免釣魚或病毒。
  • 使用安全的郵件用戶端。
  • 郵件加密。
  • 使用freenigma加密。這是一個Firefox擴展，可以對Web郵件進行加密。
  • 秘寫。比如把資訊隱藏在一張圖片中。
  • 尼日利亞騙劇。
  • 小心偽裝成Paypal，西聯等財務公司的信件，不要點其中的鏈結。
  • 小心那些偽裝成著名組織的來信。
  • 不要被偽裝得很好的郵件標題欺騙而打開它，比如偽裝成你自己發的信被退回等。
  • 頭腦要清醒，在Email世界裏你不會中什麼獎，也不會中什麼彩票。
  • 把這些教給你的小孩。
  • 資訊只是刪除是不夠的，必須破壞它，必要時，可使用大鐵錘。
  • 保持機器乾淨，殺毒等等。
  • 其他參考，見原帖。
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